Wie sage ich es bloß meinem Chef?
Du fühlst dich manchmal überfordert und fragst dich:
«Kann ich das meinem Chef anvertrauen?“
Dann habe ich eine praxiserprobte Strategie aus dem Bereich der Führungskompetenz, die dir dabei mit Sicherheit hilft:
Nehme die Zügel in die Hand und bereite ein konstruktives Gespräch vor! Und warte damit nicht, bis es zu spät ist!
Die größte Bereitschaft für Veränderungen erzielst du bei deinen Vorgesetzten (und natürlich auch Kollegen, Mitarbeitern, Freunden, Partnern, etc.), wenn du das Gespräch in vier Stufen unterteilst:
Stufe 1 – Das Sammeln der Fakten
Wichtig: Damit du nicht als Nörgler oder Low-Performer dastehst, würde ich keinesfalls von Überforderung, sondern vielmehr davon sprechen, dass du ein paar Ideen hast, wie Dinge einfacher/leichter/besser (für alle) laufen könnten.
Deshalb, solltest du dir ein paar Tage lang alle Tätigkeiten und Zeiten aufschreiben. Erfasse,
- wann du morgens angefangen hast,
- welche Tätigkeiten während des Tages angefallen sind, auch wie lange sie im Durchschnitt gedauert haben
- ob und wie lange du Mittagspause machen konntest,
- bis wann du abends gearbeitet hast,
- ob du auch nach Feierabend noch im Internet recherchieren musstest, E-Mails gecheckt/beantwortet/geschrieben, Telefonate geführt, Fachliteratur gelesen, Konzepte erstellt hast, etc.
- schätze auf einer Skala von 0=nicht bis 10=optimal, wie leicht / schwer es dir fiel abzuschalten und den Feierabend zu genießen und
- und wie gut du geschlafen hast, lässt sich mit der Skalen-Frage sehr genau und gut protokollieren.
Stufe 2 – Das Optimierungspotential
Welche Ideen für neue Abläufe und Strukturen hast du? Was macht es leichter/einfacher/reibungsloser – für dich, das Team, die Firma sowie die Kunden?
Tipp: Achte darauf, dass du möglichst viel davon selbst beeinflussen kannst; umso kompetenter und konstruktiver wirkst du auf dein Gegenüber!
Danach vereinbare ein mind. 30-minütigen Termin mit deinem Vorgesetzten. Sag ihm/ihr, dass du einige wichtige Ideen hast, wie es in Zukunft noch besser laufen könnte.
Stufe 3 – Die Vorbereitung auf ein konstruktives Gespräch
1. Der Einstieg:
Wer möchte schon gerne Vorwürfe hören? Beginne deshalb damit, was du an deiner Tätigkeit schätzt und warum dir dein Job & die Tätigkeit, die Firma und die Kollegen wichtig sind. Das ist übrigens gleichzeitig auch ein guter Trick, um dich und dein Gegenüber in eine positive und konstruktive Stimmung zu versetzen.
2. Die Ist-Situation:
Dann schildere die erste Situation. Sei dabei möglichst konkret: was ist wann wie gelaufen?
3. Die Auswirkungen:
Was hatte das für Auswirkungen auf dich, die Kollegen, die Vorgesetzten, die Abteilung, die Firma.
Was passiert, wenn das so bleibt und jetzt nichts geändert wird? Achte darauf, dass du hier nicht ins Drohen verfällst. Bleibe konstruktiv, ruhig und gelassen. Schildere lediglich mögliche Bedenken.
4. Das Optimierungspotential:
Welche konkreten Ideen hast du für die Zukunft: Reduktion/Umverteilung/Schulung/Neueinstellungen, etc.
Schildere ggf. weitere Situationen, indem du von Punkt 2 bis 4 vorgehst.
5. Die Zusammenfassung und der Abschied
Beschließe das Gespräch mit einer Zusammenfassung des Besprochenen. Wichtig: Was wurde konkret vereinbart? Wer macht was bis wann. Was ist dann in Zukunft besser/leichter/einfacher.
Bedanke dich für die Zeit und den wertvollen Input, bevor du dich verabschiedest.
Wichtig: Damit es kein Monolog wird, solltest du möglichst flexibel auf die Argumente deines Gegenübers eingehen, bevor du wieder zu deinen Punkten zurückkommst.
Spiele deshalb das Gespräch möglichst in Gedanken mehrfach durch. Die meisten Hürden und Abkürzungen entdeckst du, wenn du es mit einem echten Gegenüber vorab durchgehst und dir Feedback einholst. Und wenn bei dem Gespräch viel für dich auf dem Spiel steht, dann solltest du es sogar mit einem professionellen Coach besprechen.
Stufe 4 – Das Gespräch führen
Sorge dafür, dass ihr das Gespräch unter vier Augen und möglichst ungestört führen könnt. Tipp: Schalte zu Beginn des Gespräches z. B. dein Handy aus und stecke es in die Tasche. Ein beiläufiger Kommentar, a la: «mir ist es wichtig, dass wir die Zeit möglichst effizient nutzen können» wirkt dabei oft Wunder 😉
Stelle sicher, dass der Tonfall offen und leicht bleibt. Vermeide Angriffe oder Vorwürfe. Versuche möglichst locker zu bleiben. Es soll und darf auch gelacht werden!
Wenn du auf diese Weise vorgehst, erkennen deine Vorgesetzten deine positiven Absichten besser und leichter. Du zeigst damit Engagement und positionierst dich als mitdenkender Leistungsträger, der kontinuierliche Verbesserung aktiv unterstützt!
Nun wünsche ich dir viel Erfolg beim aktiven Gestalten deines Umfeldes. Solltest du noch Fragen haben oder berichten wollen, wie es gelaufen ist, dann schreibe mir einfach an: christl.lang@on-course.de.
Und du weißt ja: GrOw 4 it!
Herzliche Grüße
deine Christl
Christl Lang, Inhaberin On Course & Partner® – Manufaktur für Weiterbildung, die bewegt!